Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Vos données sont l’un des biens les plus précieux de votre entreprise. Cette page explique, simplement et complètement, ce que nous collectons, pourquoi, combien de temps, et comment vous gardez la main.

Dernière mise à jour : 23 avril 2024

1. Qui est responsable de vos données ?

Le site akewa.ga, la plateforme de gestion AKEWA et nos services numériques sont proposés sous le nom commercial « AKEWA » par A-KEWA, société à responsabilité limitée (SARL) au capital de 2 700 000 FCFA, dont le siège est situé à Port-Gentil (Gabon), Bac Aviation 1, BP 700, ci-après « AKEWA » ou « nous ».

Pour toute question relative à vos données personnelles : contact@akewa.ga.

Deux rôles à distinguer : pour les données de votre compte (nom, e-mail, connexion), AKEWA est responsable de traitement. Pour les données que vous saisissez dans l’application au sujet de vos propres clients, salariés, candidats ou fournisseurs, c’est vous le responsable de traitement et AKEWA agit comme sous-traitant : nous les hébergeons et les traitons uniquement pour faire fonctionner le service, sur vos instructions.

2. Quelles données collectons-nous ?

  • Compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible, jamais en clair), rôle et langue.
  • Entreprise : nom de l’entreprise, coordonnées et réglages que vous renseignez.
  • Contenu que vous saisissez : factures, écritures, contacts, dossiers du personnel, projets, documents, etc.
  • Abonnement et paiement : formule choisie, historique et justificatifs de virement ou de paiement mobile. Nous ne stockons aucun numéro de carte bancaire.
  • Données techniques : adresse IP, type de navigateur, date et heure de connexion, journaux d’erreurs, nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement.
  • Messages et demandes : échanges avec notre équipe (e-mails, demandes de devis, de démonstration ou d’assistance) et informations que vous nous transmettez pour un projet (site web, logiciel, etc.).
  • Choix de cookies : votre réponse au bandeau de consentement, conservée pour respecter vos préférences.

3. Pourquoi, et sur quelle base légale ?

  • Fournir le service (créer votre compte, vous connecter, héberger vos données, gérer votre abonnement) : exécution du contrat.
  • Assurer la sécurité (prévenir les accès frauduleux, détecter les abus, corriger les incidents) : intérêt légitime.
  • Vous écrire au sujet du service (e-mail de bienvenue, réinitialisation de mot de passe, notifications de votre compte, informations importantes) : exécution du contrat et intérêt légitime.
  • Répondre à vos demandes d’information, de devis ou d’assistance, et réaliser les prestations que vous nous confiez : exécution du contrat et intérêt légitime.
  • Respecter nos obligations légales (comptables, fiscales, réponse aux autorités) : obligation légale.
  • Mémoriser vos choix de cookies : votre consentement.

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires et nous ne les vendons à personne.

4. Qui reçoit vos données ?

Seules les personnes qui en ont besoin y accèdent, et uniquement les prestataires indispensables au fonctionnement du service :

  • OVH SAS : hébergement des serveurs et de la base de données.
  • Brevo : envoi des e-mails du service (invitations, réinitialisation de mot de passe, notifications).
  • Netim : gestion du nom de domaine et de la messagerie.
  • Services tiers que vous activez vous-même dans votre espace (par exemple les notifications Slack, Telegram ou SMS).

Ces prestataires sont tenus par contrat de protéger vos données. Nous pouvons enfin être amenés à communiquer des informations aux autorités lorsque la loi l’exige.

5. Où sont-elles hébergées ?

Les serveurs sont opérés par OVH et situés à Beauharnois (Québec, Canada). Pour les personnes situées dans l’Union européenne, ce transfert repose sur la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au Canada.

6. Combien de temps les conservons-nous ?

  • Compte et données de l’entreprise : pendant toute la durée de votre abonnement. À la résiliation, elles sont supprimées dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de conservation.
  • Sauvegardes : conservées 14 jours, puis supprimées automatiquement.
  • Journaux techniques : au maximum 12 mois.
  • Données de facturation et de comptabilité d’AKEWA : pendant la durée légale applicable.
  • Registre des choix de cookies : conservé le temps strictement nécessaire à la preuve de votre choix.

7. Comment les protégeons-nous ?

  • Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS).
  • Les mots de passe sont protégés par un chiffrement irréversible : personne, pas même nous, ne peut les lire.
  • Les données de chaque entreprise sont cloisonnées : un utilisateur ne peut jamais voir celles d’une autre entreprise.
  • Les droits d’accès sont gérés par rôle, pour que chacun ne voie que ce dont il a besoin.
  • Les serveurs sont mis à jour régulièrement et la base de données est sauvegardée chaque jour.

Aucun système n’est infaillible. Si un incident touchait vos données, nous vous en informerions ainsi que les autorités compétentes dans les délais prévus par la loi.

8. Cookies

AKEWA utilise uniquement des cookies strictement nécessaires : maintenir votre session ouverte, protéger vos formulaires contre les usurpations et mémoriser vos préférences (langue, choix de cookies). Ils ne servent ni à la publicité ni au suivi de votre navigation sur d’autres sites. Vous pouvez à tout moment les supprimer depuis les réglages de votre navigateur ; certaines fonctions (connexion) ne marcheront alors plus.

9. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander :

  • l’accès à vos données et une copie de celles-ci ;
  • leur rectification si elles sont inexactes ;
  • leur suppression, dans les limites des obligations légales ;
  • la limitation du traitement ou votre opposition pour des motifs légitimes ;
  • leur portabilité, dans un format courant ;
  • le retrait de votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Écrivez-nous à contact@akewa.ga en précisant votre demande. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité et nous répondons dans un délai maximal d’un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l’autorité de protection des données : la CNIL (France), la Commission nationale pour la protection des données à caractère personnel (CNPDP, Gabon) ou l’autorité de votre pays de résidence.

10. Public concerné

AKEWA est un service destiné aux professionnels. Il n’est pas conçu pour les mineurs, dont nous ne collectons pas sciemment les données.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution du service ou de la loi. En cas de changement important, nous vous en informerons par e-mail ou dans l’application. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

Une question ? Écrivez-nous à contact@akewa.ga.